Télétravail : nos outils indispensables

Les imprévus sont une constante du monde entrepreneurial, et cela depuis toujours ! Toutefois, les événements récents (coronavirus) ont dévoilé la faiblesse de certains face à l’incertitude et au télétravail. 

Nombreux cabinets d’expertise-comptable et entreprises en général n’étaient pas prêts à permettre à leurs collaborateurs d’être opérationnels pour le travail  à distance ! 

Certains ont chargés leurs dossiers clients dans leurs voitures et ont submergé leurs domiciles avec de la paperasse ! D’autres ont pris leurs ordinateurs pro à leur domicile, mais sans accès aux réseaux du cabinet et aux données clients, ils se sont vite retrouvés dans la difficulté !  Très peu d'entre eux avaient un ordinateur professionnel, des données clients partagées, des outils et méthodes pour travailler efficacement depuis leur domicile ! 

Selon une étude réalisée par CoSo Cloud  77 % des télé-travailleurs affirment être plus productifs en travaillant depuis chez eux. Vous comprenez l’avantage ? Si votre cabinet est prêt pour le télétravail, il pourra tirer profit des périodes de confinement ou bien des imprévus type grèves, situation météorologique dangereuse qui empêchent le déplacement. 

Pour vous aider à mieux anticiper et structurer votre activité autour du digital, nous allons vous proposer nos propres outils de travail collaboratif et/ou a distance ! Mieux vaut donc être préparé puisque le travail à domicile deviendra notre routine pour plusieurs semaines !

Commençons donc !

Slack - l’outil de collaboration incontournable

Slack est un outil de collaboration incontournable pour les entreprises contemporaines. Il est utilisé à la fois par des grandes structures internationales tels la Nasa mais aussi par des entreprise à taille plus humaine, telle la nôtre !

La plateforme a pour ambition de révolutionner la communication d'entreprise en remplaçant les e-mails, les messageries instantanées et les communautés en centralisant le tout dans un seul et unique espace. Elle permet de centraliser la communication et augmenter la collaboration des équipes, depuis n'importe quel terminal de travail (bureau/transport ou maison).

L'outil est gratuit jusqu’à une certaine limite d’utilisation. Il est disponible en ligne, mais il peut être également téléchargé sur votre ordinateur, tablette, ou smartphone. L'application est donc très mobile et flexible.  L'interface se présente de manière très similaire sur tous types de support. Elle est épurée, claire et facile d'utilisation. 

fonctionnement slack

Pour collaborer, il y a des " WorkPlaces ". Slack propose deux types de WorkPlaces : ouvertes ou privées. Une communauté différente compose chaque Workplace. Normalement, dans une équipe, il y a une seule Workplace à moins de faire partie d'un grand groupe ou de couvrir une fonction transverse au sein de l'entreprise. À l’agence, nous avons le workplace “ Hexagone Stratégie”, comme vous pourrez le remarquer sur la capture d'écran. 

Chaque workplace est organisée à travers les différentes chaînes de discussion. Elles vous permettent de mener des conversations sur des sujets spécifiques. Dans cet espace, vous échangerez donc avec les autres membres d'une chaîne. Ce système d'organisation permet de retrouver facilement l'information dont vous avez besoin et de comprendre en un coup d’oeil qui parle de quoi. 

Lorsque vous voulez lancer une nouvelle conversation ou si vous avez un nouveau projet, vous créez une chaîne et vous invitez les gens que vous souhaitez associer. Par exemple, dans la chaîne agence, nous échangeons strictement sur des sujets qui concernent l’activité et les projets de l’agence. Pour les différentes chaînes des clients, nous discutons strictement sur les projets en cours.

Un peu comme sur les réseaux sociaux, il est possible de taguer des chaînes ou d’identifier des personnes pour attirer leur attention. 

Vous pouvez également vous adresser, à travers des messages directs, aux différents collaborateurs qui composent une équipe. La communication peut être également enrichie par le partage de fichiers. Slack peut également être synchronisé avec votre Google Calendar, Google Drive, Hubspot, Trello, Zoom et autres applications utiles pour rendre la collaboration plus facile et synchronisée. 

Zoom 

Zoom est une plateforme de vidéoconférences ou de conférences en ligne adaptée pour le travail ou les réunions à distance avec des partenaires d’affaires plus éloignés. Cette application est dotée de plusieurs possibilités intéressantes. La version gratuite permet d’ajouter jusqu’à 100 participants à une réunion vidéo, ce qui est déjà une chiffre assez important. De plus, les réunions de groupe sont limités à 40 minutes pour la version gratuite. 

Fonctionnement zoom

Zoom permet de partager son écran, d’enregistrer la session et met à disposition une messagerie instantanée durant les vidéoconférences. Cette application ergonomique vous permet d’avoir vos rendez-vous en toute sécurité. En effet, pour qu’une personne puisse rejoindre une une réunion, il faut qu’elle dispose d’un code d’authentification. 

Voici une image qui vous résume les fonctionnalitées de Zoom : 

Google Calendar 

Google Calendar est une application complètement gratuite. Elle vous permet d’organiser vos journées en avance. L’avantage de cette application est que vous pouvez partager votre agenda lorsque vous êtes en télétravail par exemple.

Fonctionnement Google Calendar

Pour créer un nouvel événement ou tâche, il suffit simplement d'appuyer sur le bouton en haut à gauche “Créer”. Vous pouvez ainsi définir si vous désirez créer un événement, un rappel ou bien une tâche. Vous devez également la définir dans le temps. Vous pouvez inviter des personnes, ajouter le lieu du rendez-vous, ou bien une description.

Vous avez ainsi le choix d’enregistrer, de sauvegarder pour une réunion Zoom ou bien de voir les autres options plus spécifiques. Cette option peut être intéressante pour les événement récurrents. Vous pourrez ainsi fixer la fréquence de ces événement et définir un code couleur si vous le voulez. 

Trello 

Trello est un excellent outil pour la gestion des "to do listes" via des tableaux. C’est une solution visuelle, collaborative et ludique. Il offre une vue d'ensemble sur les projets ou une vision plus détaillée : le choix vous appartient. Toutes les informations sont à portée de main. Grâce à sa configuration flexible, Trello s'adapte avec facilité aux différentes méthodes de travail mises en place. Les mises à jour en temps réel offrent la même vision à tous les membres d'une équipe. Qu’ils se trouvent au bureau ou bien chez-eux, ils ont accès aux mêmes informations en temps réel. 

L'interface est épurée, flexible et 100 % personnalisable selon le goût de l'usager. Elle s'adapte avec facilité aux modes de travail différents. La version de base est gratuite et disponible en 23 langues. Il existe toutefois une version payante qui offre des services supplémentaires. 

Fonctionnement Trello

L'architecture de Trello est très simple. Elle se décompose en plusieurs "tableaux" - chacun représentant un projet. Ces derniers sont décomposés en "listes de tâches", remplies de "cartes". Chaque carte peut contenir des commentaires, des pièces jointes, des checklists, des étiquettes et des dates limites. 

Trello est donc un outil complet, agile et visuel qui fonctionne partout en temps réel. 

Vous pouvez assigner des documents utiles, des délais et des tâches à chaque collaborateur. Il saura donc en un coup d’oeil ce qu’il doit faire et de combien de temps il dispose pour le réaliser. 

WeTransfer 

Wetransfer est un outil extrêmement utile pour le partage de fichiers volumineux. Vous chargez tous les documents que vous voulez puis vous choisissez un destinataire ou vous créez un lien pour l’envoyer directement à ce dernier. 

Système Cloud pour stocker et partager l’information 

Chez Hexagone Stratégie, nous avons choisi la solution Google Drive. Dans la version gratuite, vous disposez de 15 Go de stockage. Vous pouvez stocker et partager facilement et en toute sécurité tout type de fichier.  Voici comment nous avons organisé notre travail sur ce cloud :

L'interface est facile d’utilisation et elle est enrichie avec la Google Suite qui permet de créer directement dans le cloud des fichiers et de collaborer sur le même document. Grâce à aux applications de la suite bureautique tels  Docs, Sheets et Slides, le travail des équipes reste organisé et collaboratif. Drive va encore plus loin et, attention, cela peut vous intéresser ! Il propose de numériser vos documents papiers avec Drive pour Android. Il suffit de prendre une photo (reçus, lettres, relevés etc) et drive les stocke en format PDF à l’endroit défini par vous même. 

Ces outils vont faciliter le travail et la productivité des équipes. Ainsi, vous serez en mesure d’innover plus facilement grâce à un travail d’équipe. Un proverbe africain dit à juste titre que  : « Seul je vais vite, ensemble nous allons plus loin ». Cette citation est le résumé parfait de l’utilisation des solutions de bureautique disponibles en Cloud. Une solution en cloud qui intègre ses propres applications de production a plusieurs avantage pour les entreprises : 

• Un stockage facile 
• La mobilité simplifiée par un accès, quel que soit l’appareil et la localisation
• Une collaboration en temps réel, même à distance
• Des innovations continues dues aux moyens démesurés de Google
• Un coût modulable et adapté à mes besoins sachant que vous pouvez commencer avec la version gratuite
• Une simplicité de prise en main
• Et une assistance et une sécurité apportées par les équipes de Google

Un outil CRM 

Le CRM vient de l’abréviation anglaise “Customer Relationship Management”. Ce terme est traduit en français par “système de gestion de la relation client”. Cette dernière englobe toutes les interactions entre une entreprise et ses clients actuels ou futurs. Un outil CRM va enregistrer et tracer toute echange fait avec votre entreprise et un potentiel collaborateur. Pour mieux comprendre son utilité je vous propose de lire ce article, “Pourquoi utiliser un CRM ? “ 

Vous avez les outils mais vous ne savez pas comment faire du télétravail ? Nous avons pensé à tout ! Voici une infographie qui répertorie les bons conseils du télétravail !