Comment paramétrer Hubspot pour un cabinet d'expertise comptable ?

Maintenant vous connaissez la team Flamant 🦩, on ne peut plus se passer d'Hubspot... Vous savez c'est un CRM !

Pour rappel, un CRM (Customer Relationship Management) est un outil de gestion de la relation client qui permet de centraliser les données client, de suivre les interactions commerciales et d'automatiser certaines tâches administratives. Pour votre cabinet d'expertise comptable, l'utilisation d'un CRM comme Hubspot permet de gagner en efficacité et d'offrir une meilleure expérience client. 

présentation du crm hubspot

Hubspot est une plateforme CRM complète qui permet de centraliser la gestion des contacts, d'automatiser les tâches administratives, de suivre les interactions avec les clients et d'analyser les performances commerciales. Connu pour son interface intuitive et ses diverses fonctionnalités modulables, Hubspot est une solution idéale pour les cabinets d'expertise comptable qui souhaitent optimiser leur gestion. 

pourquoi utiliser hubspot pour un cabinet d'expertise comptable 

L'utilisation de Hubspot présente alors plusieurs avantages pour votre cabinet comptable et vos collaborateurs. 

• Une centralisation des données clients : vous pourrez accéder à toutes les informations clients (coordonnées, historique d'interactions, documents...) depuis une interface unique. 
• Une automatisation des tâches répétitives : vous pouvez libérer du temps en automatisant les rappels, l'envoi de documents ou encore les notifications de relance. 
• Un suivi précis des interactions : vous conservez une traçabilité complète des échanges avec vos clients 
• Une analyse des performances : vous identifiez les opportunités d'amélioration grâce aux tableaux de bord et aux rapports personnalisés. 

Structurer et importer votre base de contacts 

Avant de commencer à utiliser Hubspot, il est essentiel de structurer correctement votre base de contacts. 

Pour débuter, il faudra segmenter l'ensemble des contacts de la précédente base de contact de votre cabinet. Il vous faudra créer des catégories claires (clients actifs, prospects, partenaires) pour une gestion davantage efficace. 
Ce sera aussi le moment idéal pour nettoyer votre précédente base de données en éliminant les doublons et s'assurant que toutes les données sont à jour. 

Une fois que votre précédente base de données est un peu plus organisée, vous pourrez importer les contacts en utilisant l'outil d'importation disponible de Hubspot.

Faites attention à respecter les champs personnalisés (nom, prénom, statut du client, type de mission).

Enfin, vous aurez la possibilité de configurer des propriétés personnalisées en ajoutant des champs spécifiques à votre activité, comme le type de prestation comptable. 

paramétrer les pipelines de vente et de suivi client 

Les pipelines permettent de visualiser et de suivre les étapes d'un processus, qu'il s'agisse de la conversion d'un prospect ou du suivi d'une mission comptable. Il vous faudra par ailleurs, créer un pipeline adapté à votre activité en définissant les étapes clés. 

prospection > proposition envoyée > contrat signé > mission en cours > mission terminée. 

Par la suite, assignez des responsables pour chaque tâche pour une gestion plus fluide des équipes et des missions au sein de votre cabinet. 

Pour une gestion encore plus fluide, vous pourrez aussi automatiser les notification des pipelines pour recevoir des rappels lors des étapes critiques. 

Si vous souhaitez avoir une vision claire de vos pipelines de vente, utilisez les vues kanban pour suivre l'avancement des dossiers et les points bloquants avec une visualisation plus claire. 

configurer l'automatisation des tâches administratives 

Le saviez-vous ? L'automatisation est l'une des forces de Hubspot et elle se caractérise avec : 

• Des workflows : vous créez des flux de travail automatisés pour envoyer des emails de bienvenue, relancer les clients en retard de paiement ou notifier les collaborateurs. 
• Des templates d'emails : vous élaborez des modèles personnalisés pour gagner du temps. 
• Un suivi des deadlines : vous paramétrez des rappels automatiques pour les déclarations fiscales ou sociales. 
• Des scénarios avancés : vous mettez en place des workflows conditionnels pour différencier les actions selon les réponses des clients. 

suivi de la satisfaction client

La fidélisation des clients passe par une bonne gestion de leur satisfaction. Hubspot vous propose alors plusieurs solutions pour mesurer la satisfaction des clients de votre cabinet. 

• Des enquêtes de satisfaction : vous utilisez Hubspot pour envoyer des enquêtes automatisées après la réalisation d'une mission 
• Le score de satisfaction client (NPS) : vous mesurez la qualité de vos services en identifiant les axes d'amélioration. 
• La gestion des retours : vous suivez les feedbacks et suivez leur traitement. 
• Un suivi proactif : vous contactez les clients insatisfaits pour leur proposer des solutions adaptés. 

analyser les performances et optimiser le crm 

Cette analyse des performances vous permettra d'ajuster vos stratégies. Pour cela, Hubspot vous donne accès à : 

• Des tableaux de bord personnalisés : vous créez des dashboards pour suivre les indicateurs clés (nombre de missions signées, taux de conversion, délais de traitement). 
• Des rapports automatisés : vous configurez des rapports périodiques pour analyser l'évolution de votre activité. 
• Une optimisation continue : vous identifiez les goulots d'étranglement et mettez en place des actions correctives 
• La formation des équipes : vous assurez une montée en compétences régulière sur l'utilisation du CRM. 

pour finir...

Hubspot vous offre une solution puissante et modulable pour votre cabinet d'expertise comptable. En structurant correctement votre base de contacts, en paramétrant des pipelines adaptés, en automatisant les tâches administratives et en analysant vos performances, vous optimisez la gestion de votre cabinet et améliorez l'expérience client. 

Aujourd'hui, toute notre équipe utilise Hubspot au quotidien pour améliorer la gestion de nos activités et offrir un service de qualité 🌟 à nos clients.