Dans quelles situations un cabinet pourrait-il utiliser un CRM ?

Les cabinets d’expertise comptable peuvent rencontrer de nombreuses complications, notamment la gestion des données client avec un nombre de dossiers important et le besoin d’une communication fluide et rapide. C’est tout le principe d’un CRM qui va répondre à ces enjeux en apportant des solutions sur-mesure à chaque cabinet. 

Une centralisation des informations clients 

L’atout majeur d’un CRM est la centralisation  de toutes les informations clients au sein d’une seule et même plateforme. Comme chaque expert-comptable doit jongler entre divers clients et documents, la centralisation devient nécessaire pour améliorer l’efficacité et la qualité du service. Ainsi, toutes les données pertinentes sont regroupées que ce soit l’historique des interactions, les échanges de mails, les documents importants, les contrats signés, les informations fiscales, les missions en cours, et bien plus encore ! 

Sans perdre de temps à chercher dans divers dossiers ou logiciels, les collaborateurs du cabinet peuvent accéder aux informations actualisées à tout moment. En plus de faciliter le quotidien des collaborateurs, il permet également de réduire les erreurs et les oublis, et renforcera la qualité des interactions avec chaque client. Avoir une vision d’ensemble complète et cohérente, va permettre aux collaborateurs de mieux comprendre les besoins spécifiques de chacun des clients et d’anticiper les opportunités de missions complémentaires (optimisation fiscale, conseil patrimonial…) 

Alors pourquoi attendre pour structurer les données de vos clients ?

proposer une expérience clients encore plus forte

Avec l’ensemble des innovations technologiques, les clients attendent aujourd’hui une communication de qualité, réactive et personnalisée. Les collaborateurs ont pour rôle de les prendre en charge avec des échanges clairs et réguliers tout en ayant un accès facile à leurs informations. Un CRM permet tout simplement de répondre à ces attentes ! 

Comme dit précédemment, le CRM vous proposera un historique des interactions (demandes spécifiques, interventions précédentes, préférence de communication…). Les collaborateurs pourront alors répondre plus rapidement aux questions et offrir des réponses précises. 

Par exemple : Si un client appelle le cabinet pour vérifier le statut de la mission, le collaborateur peut accéder aux informations nécessaires directement. 

Mais un CRM va encore plus loin en automatisant certaines tâches en lien avec la communication. En effet, des rappels automatiques peuvent être configurés pour informer les clients des échéances fiscales, des dates limites de dépôt de documents, de l’avancement du dossier… On retrouve ici les prémices d'un Gestion Interne bien connue des cabinets.

Dans une même démarche, des rapports interne peuvent être envoyés périodiquement pour assurer un suivi constant et proactif. 

Ainsi, un cabinet garantit une continuité de service et maintient le lien avec ses clients, même lors des périodes de forte activité, comme durant la période fiscale. 

La confiance des clients est alors renforcée, ils se sentent écoutés et pris en considération, un avantage concurrentiel à ne pas négliger pour un cabinet.

Un partage d'informations en interne beaucoup plus fluide

Au sein des cabinets, les collaborateurs de différents services se retrouvent souvent à travailler pour le même client, le partage d’informations devient donc un point essentiel à aborder, notamment entre la compta, le social ou encore le juridique.

Un CRM favorise certes la communication externe mais aussi et surtout la communication interne avec sa plateforme unique accessible à tous les collaborateurs autorisés. 

Les risques de doublons et d’incohérences sont donc limités tout comme la perte de temps liée à la recherche de dossiers. 

Une visibilité partagée qui permet de renforcer les actions de cross-sell et d’upsell.
Par exemple, si une équipe gère la comptabilité annuelle d’un client, peut cerner le besoin d’une gestion de la trésorerie ou autre, et proposer des services complémentaires au bon moment et avec coordination. Une opportunité pour maximiser le chiffre d’affaires du cabinet, mais aussi pour enrichir l’expérience client avec des solutions adaptées. 

Quoi de mieux qu’un CRM pour renforcer la synergie entre les équipes  et stimuler la croissance du cabinet ?

Une amélioration du processus commercial

Un CRM est également utile pour structurer et optimiser chaque étape des processus commerciaux du cabinet comptable, de l’acquisition de prospects jusqu’à la fidélisation de clients. 

Le cabinet pourra suivre le client depuis sa première interaction, de l’envoi du premier email à la prise de rendez-vous, en passant par l’envoi d’une proposition commerciale. Des étapes qui peuvent être suivies de manière centralisée, avec des rappels automatisés pour les relances et une visibilité sur les actions en cours. 

Cela évite les oublis et autres risques au niveau des opportunités commerciales. 

Grâce à un CRM, le cabinet connaîtra des facilités pour organiser et prioriser ses prospects en fonction de critères spécifiques (secteur d’activités, taille de l’entreprise, potentiel de croissance…). Une segmentation qui aide les collaborateurs à concentrer leurs efforts sur les leads les plus prometteurs, pour un taux de conversion en augmentation tout comme la productivité des équipes. 

Des indicateurs de performances peuvent également être disponibles dans le CRM d’un cabinet comme avec Hubspot, permettant d’analyser l’efficacité des actions commerciales et d’ajuster la stratégie en fonction des résultats.

Le suivi des performances et l'optimisation des processus 

Dans un cabinet comptable, le suivi des performances et l’optimisation des processus sont deux étapes essentielles afin de maintenir un haut niveau de services et une productivité efficace. 

Comme décrit précédemment, un CRM offre une visibilité complète sur les indicateurs clés de performance (KPI) des activités du cabinet. 

Avec des fonctionnalités de reporting et d’analyse intégrée, un CRM permet aux cabinets de suivre en temps réel des indicateurs comme le nombre de missions en cours, le délais de traitement des dossiers, le taux de satisfaction des clients, ou encore le volume de nouvelles missions acquises. Des données qui offrent une vue d’ensemble, ciblant ainsi les points forts du cabinet mais aussi ses axes d’améliorations (délais de traitement trop longs…).

Conclusion

Le CRM ne se limite donc pas à une simple gestion de la relation client, il devient un outil stratégique à part entière pour le suivi des performances et l’amélioration continue des processus d’un cabinet. 

Il devient nécessaire pour soutenir la croissance du cabinet dans un environnement de plus en plus compétitif.