Quels outils collaboratifs utiliser au sein de votre entreprise ?

Nous avons décidé réaliser cet épisode avec Corina Cuiban à la suite des événements récents du Covid 19 et toutes les difficultés que ceux-ci ont engendrées pour les entreprises en termes de communication et collaboration.

Par exemple, les experts-comptables et plus généralement les entreprises se sont confrontées à 3 problématiques principales : 

• Une méconnaissance du fonctionnement du télétravail
• Des infrastructures en termes de SI qui n'étaient pas prêtes pour ce type de changement 
• Une difficulté à communiquer et collaborer de manière efficace au sein de l’entreprise 

Pour répondre à ces problématiques, nous allons vous présenter quelques outils simples et efficaces à mettre en place au sein de votre structure. 

Slack

Slack est un outil de collaboration incontournable pour toutes les entreprises qui ont besoin de booster la communication interne et la collaboration des équipes. Il est utilisé par de grandes structures, mais aussi des entreprises à taille humaine. Cet outil vous permet d’avoir une communication directe et plus rapide en centralisant vos échanges dans un seul et unique espace. L’ambition de Slack est de se substituer aux mails et aux messages sur les différentes plateformes !  

Trouvez ici comment fonctionne cet outil

Un peu dans le même esprit, il existe également Teams, de Microsoft, qui intègre par ailleurs l’appel vidéo. 

Zoom ou Google Meet

Ces deux plateformes concurrentes proposent les mêmes services - des vidéoconférences ou des conférences en ligne, adaptées pour le travail à distance, ou bien les réunions à distance avec des partenaires d’affaires plus éloignés. 

Mais leur usage peut aller bien au-delà. La réalisation de formations en ligne pour des collaborateurs, ou bien des webinaires peuvent en faire partie. Par exemple, chez Hexagone Stratégie, en pleine pandémie nous avons réalisé plusieurs webinaires qui se sont avérés être de véritables machines à prospect et qui nous ont permis d’affirmer notre expertise et signer des contrats. 

Google Calendar 

Google Calendar est une application gratuite qui vous permet d’organiser vos journées en avance. L’avantage de cette application est que vous pouvez partager votre agenda lorsque vous êtes en télétravail.

Trello 

Trello est un outil visuel et ludique pour la gestion des « to do » listes via des tableaux. Il offre une vue d'ensemble sur les projets ou une vision plus détaillée : le choix vous appartient. C’est un peu comme un diagramme de Gant mais beaucoup plus facile à comprendre et utiliser.  

Pour comprendre comment utiliser Trello, voici un guide dédié : 

WeTransfer 

Je me demande encore comment il peut être possible de ne pas connaitre WeTransfer ? Et pourtant, il y a 3 ans, je ne le connaissais pas non plus ! Cet outil est un « live changer » lorsqu'on doit envoyer des fichiers volumineux à son équipe, ses prospects ou clients.

Système Cloud pour stocker, centraliser et partager l’information 

Vous ne savez pas à quel point ça m’attriste de voir des entreprises manquer d’un système central de stockage de leurs fichiers et dossiers. Chaque collaborateur qui stocke son travail sur son propre ordinateur de travail est une perte de temps pour tout le monde. Les autres membres d’équipes ne peuvent pas collaborer dessus ou voir le travail qu’il reste à faire. 

Chez Hexagone Stratégie, nous avons fait le choix de Google Drive. Grâce à ce type d’outil, nous pouvons stocker et partager facilement et en toute sécurité tout type de fichier. 

De plus, grâce à aux applications de la suite bureautique de Google tels Docs, Sheets et Slides, le travail collaboratif est incrémenté. Il donne la possibilité d’avoir accès à tous les fichiers de l’agence sur n’importe quel support, et à n’importe quelle heure. De plus, nous pouvons travailler à plusieurs sur un seul document ou bien demander le feedback des collègues concernant un certain travail en commentaires. 

Drive propose également de numériser vos documents papiers avec Drive pour Android. Il suffit de prendre une photo (reçus, lettres, relevés etc.) et drive les stocke en format PDF à l’endroit défini par vous-même. 

Un outil CRM 

Comment se fait-il qu’en 2020 en France, certaines entreprises ne sont toujours pas équipées d’un outil CRM ? En français, « système de gestion de la relation client », il permet comme son nom l’indique de gérer votre relation client et englober toutes les interactions entre une entreprise et ses clients actuels ou futurs.

Pour mieux comprendre son utilité, je vous propose de lire cet article, “Pourquoi utiliser un CRM ? “ 

Un tel outil va tracer et enregistrer dans votre base de données tout échange et interaction de votre entreprise avec un potentiel client. Afin de trouver le bon service CRM, je vous recommande d’abord de définir les objectifs, une feuille de route, une stratégie à adopter et étudier les outils présents sur le marché. Vous allez choisir celui qui correspond le mieux à votre besoin.  

Ces outils vont avoir 3 avantages principaux pour vous : 

• Communication et collaboration améliorée

• Productivité augmentée
• Flexibilité du travail