Réussir la transformation digitale grace à l'implication des collaborateurs

Dans le cadre de notre podcast "Transformation digitale : le pourquoi du comment", j'ai eu le grand plaisir d'avoir une conversation enrichissante avec Elodie Perruche- créatrice du cabinet d’expertise-comptable digital EP EXPERTISE et auteure d’un mémoire sur l’expérience collaborateur : “L’expérience collaborateur au service de la performance des cabinets dans un contexte de transformation digitale”. Dans cet épisode du podcast flamant, nous avons discuté de la transformation digitale et plus précisément “Comment réussir sa transformation digitale grâce à l’implication de ses collaborateurs ”.  

Ce podcast prend donc une longueur d’avance pour anticiper les interrogations des PME et les guider à travers des exemples concrets dans leur transformation numérique. J'espère donc qu’il vous sera utile !

Voici un extrait de notre entretient !

Pourquoi Se transformer ?

Il faut savoir que la transformation digitale est au coeur de la stratégie pour la plupart des cabinets d’expertise comptable. Pour ceux qui la perçoivent autrement que comme une menace, elle offre une réelle opportunité de développement et de diversification des activités. Dans ce contexte, les cabinets doivent avoir des collaborateurs motivés, engagés et performants pour mener à bien les projets de transformation. 

Il faut aussi envisager que le changement est difficile dans tous les aspects de la vie. Un simple déménagement peut déboussoler une personne, sans parler de changer la manière de penser et de faire. Dans la mise en place de la transformation digitale, le changement est une composante indispensable. Voici pourquoi l'adhésion des collaborateurs est indispensable. En effet, c’est très simple, si vos collaborateurs ne suivent pas, vous risquez d'aller droit au mur. 

Comment le Cabinet EP EXPERTISE s’inscrit dans la volonté de se transformer?

Quand Elodie a quitté son ancien travail pour créer son propre cabinet, il était inconcevable de ne pas créer un cabinet  d'expertise comptable 100% digital pour des nombreuses raisons. En voici quelques-unes :

- Un fort attrait pour le digital

- Des questions d’espace

- La flexibilité du travail

- L'accès aux outils de travail n’importe où, n’importe quand

Le digital change donc la vision et la conception que l’on se fait du travail. En effet, quand on parle du cabinet EP EXPERTISE, on ne parle pas vraiment de transformation digitale car il n’y a pas eu de transition. Le cabinet est né directement dans le digital. Il s’agit donc d’une approche un peu différente par rapport aux cabinets plus traditionnels. 

Comment Avoir l’adhésion de ses collaborateurs ?  

Il y a deux éléments importants pour la réussite d’un projet de transformation digitale que nous allons aborder ici. Le premier est qu’il est nécessaire d'intégrer les collaborateurs au projet et le second est d’accompagner les collaborateurs face aux changements induit par cette transformation. 

intégrer les collaborateurs dans le projet de transformation digitale   

La transformation digitale n’est pas uniquement une question d'adaptation à la dernière technologie. L’important est de favoriser une culture d’entreprise propice au changement. Celui-ci passe par une évolution organisationnelle, grâce à une formation adaptée et continue, l’encouragement, l’écoute et le soutien des collaborateurs. 

Si l’on aborde le premier point qui consiste à intégrer les collaborateurs dans le projet de transformation digitale, on se rend vite compte qu’il y a des prérequis à respecter : 

1- Des ressources pour mener la transformation digitale (en interne, en externe)

La transformation digitale est un chantier stratégique pour les cabinets. La DRH doit veiller à y allouer les ressources humaines nécessaires. Comme pour tout projet, il doit y avoir un chef d'orchestre. Il est important de désigner un référent qui aura pour mission l’implantation des nouveaux outils, l’évolution des méthodes de travail et des procédures internes ainsi que l’accompagnement et la formation des collaborateurs. La réussite de sa mission dépendra en grande partie des moyens humains et financiers qui lui seront accordés et du temps qui lui sera laissé pour mener le projet au quotidien. S’il n’y pas de ressources en interne pour assurer cette mission de référent et accompagner la transformation digitale (manque de compétences, de temps), le cabinet peut toujours faire appel à un prestataire externe. Les compétences externes peuvent servir dans certains cas à faciliter l’acceptation du changement par les équipes et apporter un oeil neuf sur la stratégie. 

2- Développer les potentiels en interne et impliquer les équipes 

Dans une démarche de collaboration et de co-construction, il est indispensable d’intégrer les collaborateurs dans le processus de transformation digitale. Sur la base du volontariat le plus souvent, certains collaborateurs peuvent participer au projet de transformation digitale et être de véritables relais. S’ils sont intégrés au projet et qu’ils sont convaincus de ses bénéfices, ils auront une communication positive auprès des équipes et seront des ambassadeurs de poids en interne. La reconnaissance et la confiance accordées aux collaborateurs par leur intégration au projet du cabinet sont des facteurs de motivation et d’engagement puissants. La participation au projet leur permettra également de développer leurs compétences. 

La collaboration est donc un point crucial dans ce processus parce que les meilleurs idées naissent du dialogue, parfois même de la divergence d’opinion. Prenons l’exemple de deux personnes qui sont devant un problème. La personne A voit comme solution un rond, alors même que la personne B voit très clairement un rectangle. Si l’on était dans une logique collaborative et bienveillante, on constatera qu'en vérité, le point de vue que portent les deux personnes leur fait voir deux choses différentes. Mais dans une logique constructive, ils peuvent trouver comme solution un cylindre.  

Il semble donc indispensable d’investir dans la formation parce que la transformation digitale n’est pas un changement statique qui part d’un point A vers un point B. Les entreprises doivent investir dans des nouvelles capacités et s’assurer que leurs collaborateurs acquièrent les compétences nécessaires pour évoluer dans un écosystème de plus en plus mouvant et dynamique. Ces formations vont non seulement réduire l’obsolescence mais aussi la frustration en période de difficulté.

3- Si les compétences manquent en interne 

Face à une mutation des métiers actuels, anticiper les besoins futurs en compétences et diversifier le recrutement avec des profils variés est une véritable nécessité. La transformation digitale vient bouleverser les missions traditionnelles des cabinets et leur offre l’opportunité de développer de nouvelles missions orientées notamment vers le conseil. Pour ce faire, les cabinets doivent se doter de collaborateurs ayant les compétences nécessaires ou développer celles des collaborateurs en interne. Par ailleurs, les fonctions support telles que les ressources humaines, l’informatique ou encore le marketing prennent aujourd’hui de plus en plus d’importance dans les cabinets. 

 Accompagner les équipes face au changement 

Le succès d’un projet transformation digitale repose en grande partie sur le facteur humain et sur la conduite du changement. Lorsqu'un nouveau projet est annoncé au sein d’une entreprise, les collaborateurs éprouvent très souvent dans un premier temps une crainte collective. Ils sont déstabilisés car ils se retrouvent hors de leur zone de confort et ont souvent un premier réflexe de refus ou de rejet. Accepter une transformation, un changement n’est pas toujours simple. Les personnes ont effectivement tendance à résister lorsqu’elles ressentent le changement comme une menace pour leur travail, leur organisation, leur confort (quelle que soit la génération).

L'accompagnement et l’intégration des collaborateurs au projet est indispensable : en effet, les réactions émotionnelles des collaborateurs face au projet de transformation peuvent être particulièrement négatives si le changement est imposé sans aucune consultation dans un rapport de force du type “nous décidons, vous agissez”.

Pour accompagner les équipes dans ce changement, il y a plusieurs éléments à prendre en compte :

1- Une vision claire du projet

Dans la transformation digitale, la technologie n’est qu’un outil au service d’une stratégie qui tient de la responsabilité des dirigeants. C’est à eux d’avoir une vision claire du projet et fixer le cap. L’impulsion du projet doit en effet être donnée par les dirigeants pour mobiliser les équipes et créer une dynamique de groupe.  

Les collaborateurs doivent comprendre le pourquoi du changement digital. Il doivent avoir des idées claires de ce qui va s'améliorer lors de ce changement.

2- L’adhésion nécessaire de la direction 

Pour certains dirigeants, la transformation digitale n’est pas une priorité stratégique car l’opérationnel est souvent privilégié à l’anticipation du futur. Toutefois, repousser la transformation digitale est l’assurance de se faire distancer par la concurrence. C’est donc à la direction générale de montrer la voie et de communiquer sur les nombreuses opportunités de cette transformation. Si la direction n’en est pas convaincue, les équipes ne pourront pas suivre. Il s’agit avant tout d’une volonté de la direction de mener ce projet, d’y consacrer du temps et de mobiliser les équipes en leur faisant prendre conscience de ses bénéfices. 

3- La communication : facteur de mobilisation

Aucune transformation ne peut en effet réussir sans communication. Dans cette optique, il faudra établir du temps de parole pour l'échange et le dialogue. En plus, les meilleures idées viennent souvent du terrain, il serait donc dommage de s’en priver. Le changement est un jeu d'équipe qui passe par la communication dans un premier temps.  

La communication est donc essentielle pour l’acceptation de toute transformation. La mise en oeuvre d’une communication ouverte et transparente est bénéfique pour les organisations. Il est indispensable de convaincre l’ensemble des collaborateurs du bien fondé du projet en cours. Pour les faire adhérer au projet, il faut communiquer sur les arguments qui intéressent vraiment les collaborateurs et les inciter à exprimer leur avis.

On peut distinguer 3 profils de collaborateurs face au changement :

1. les opposants ou sceptiques qui sont contrariés par le changement
2. ceux qui attendent de voir ce que le changement va apporter
3. ceux qui sont enthousiastes face au changement

Il est important d’identifier en interne les personnes réticentes au projet de transformation digitale afin de pouvoir répondre à leurs objections en avançant des arguments qui leur permettront de changer leur avis ou tout du moins de le minimiser. 

On peut identifier 2 étapes principales pour communiquer sur ce projet : 

L’annonce du changement 

A cette étape, l’objectif est d’obtenir l’adhésion des équipes : faire un état de la situation actuelle, expliquer aux collaborateurs les bénéfices du projet et la nécessité de sa mise en oeuvre, être à l’écoute des collaborateurs sur leurs préoccupations, leurs doutes, leurs craintes

La conduite du changement 

Pendant cette phase, il faut identifier les résistances et communiquer de nouveau sur les bénéfices de la transformation. Il faudra également être attentifs à ce que les managers aient tous le même discours et qu’ils servent de relais de communication auprès des équipes. De même, vous devez rappeler régulièrement l’objectif final, en fixer des intermédiaires et rester à l’écoute des difficultés des collaborateurs

4- Une mise en place progressive avec des objectifs “SMART”

Pour ne pas décourager les équipes, il est important de fixer des objectifs SMART.  Cela implique qu'ils doivent être Spécifiques, Mesurables, Accessibles, Réalistes et Temporairement définis. Les projets du cabinet doivent être priorisés et espacés de manière raisonnable dans le temps en fonctions des objectifs établis et des disponibilités des équipes. 

5- Encourager l'expérimentation

L'expérimentation permet en effet de trouver et tester des idées novatrices, des liens diversifiés et des solutions qui changent l'ensemble. Si l'expérimentation semble imprévisible et risquée, c’est l’unique façon véritablement réactive et capable de s’adapter à un monde qui va de plus en plus vite.

A ce titre, vous pourrez non seulement l’encourager, mais aussi lui consacrer de l’espace et du temps pour sa mise en oeuvre. L'expérimentation peut sembler un pari, mais étant donnée l’urgence des enjeux et le rythme de changement dans le monde contemporain, elle représente la voie plus sûre vers l’innovation. 

6- Mettre de coté l'expertise

Dans la même optique, il faut mettre de côté l’expertise puisque celle ci peut parfois aveugler. Il est essentiel de mettre de côté les certitudes qui nous empêchent d’ouvrir le champs des possibilités. Cette autocensure inconsciente brise bien souvent l’innovation. Si l'on fait comme on a toujours fait, les choses ne bougent jamais. Voilà pourquoi la phrase

"Ici on a toujours fait comme ça" est dangereuse. 

Conclusion 

La transformation digitale est une étape nécessaire pour les cabinets d'expertise-comptable aujourd’hui. Elle offre de réelles opportunités de développement et de croissance pour proposer aux clients de nouvelles offres et dégager du temps pour des tâches à haute valeur ajoutée. Comme nous l’avons vu, cette transformation ne peut se faire sans l’intégration et l’implication des équipes. Elle nécessite l’adhésion de tous au projet d’entreprise. Mais au delà de ça, il faut également bien avoir en tête que la transformation digitale, au delà d’une nécessité, c’est également un puissant levier d’attractivité, de fidélisation et d’engagement des collaborateurs.

Les équipes attendent aujourd’hui de vivre une réelle expérience dans leur parcours professionnel et le digital a un impact non négligeable sur cette expérience. Les collaborateurs veulent retrouver dans leur vie professionnelle ce qu’ils vivent dans leur expérience privée en matière de digital : la simplicité des échanges, la facilité d’accès aux technologies etc… La transformation digitale doit donc être perçue comme ayant un double impact : d’une part sur le business et l’activité, et d’autre part sur l’organisation, les équipes et leur engagement.