Les meilleures plateformes de collaboration interne pour les cabinets comptables

La collaboration est un pilier du fonctionnement d'un cabinet d'expertise comptable. Les échanges se multiplient avec les clients comme en interne et c'est à ce moment que les outils traditionnels montrent leurs limites. 

Beaucoup de mails ? Des documents éparpillés ou perdus ? Des latences au niveau des suivis ? 

Sans solution collaborative efficace, votre performance sera freinée ! 

Une plateforme de collaboration interne deviendra un indispensable pour fluidifier vos échanges, centraliser les informations et limiter au maximum le temps perdu. 

Encore faut-il choisir le bon outil ? Celui qui correspond à votre cabinet et vos

équipes ? 

Dans cet article, la team Flamant 🦩 va vous aiguiller sur : Quels critères sont à prendre en compte ? Quels sont les meilleures plateformes de collaboration interne pour la profession comptable ? Comment aider les collaborateurs à s'habituer au nouvel outil ? 

Les enjeux de la collaboration digitale interne dans un cabinet d'expertise comptable ?

La performance de votre cabinet va reposer à la fois sur son expertise technique mais aussi sur sa capacité à bien fonctionner en équipe. Mais souvent, la communication en interne est informelle, les informations perdues dans les différents mails, les différentes réunions... Ce qui engendre une perte de temps, des tâches oubliées, des doublons... et parfois une entente compliquée entre les équipes. 

Alors il ne faut percevoir cette collaboration interne comme "un plus" mais comme une condition nécessaire à la structuration des échanges internes, à la fluidité des process ou encore au renfort de la cohésion d'équipe. 

Voici les principaux enjeux qui concernent votre cabinet : 

• Structurer l'organisation du travail : un outil collaboratif permet de clarifier les rôles de chacun, de centraliser les informations et organiser les tâches par mission ou par pôles. 
  
  
• Réduire les frictions et les erreurs : fini les fichiers qui circulent par mail, les consignes perdues ou les échanges oraux oubliés. Une plateforme collaborative interne permet une meilleure traçabilité amenant à un travail plus rigoureux. 
  
  
• Gagner du temps sur les tâches transverses : planification des réunions, suivi des échéances fiscales, échanges de pièces justificatives... Certains moments du quotidien de votre cabinet peuvent être automatisés ou simplifiés via des workflows internes. 
  
  
• Renforcer l'esprit d'équipe : une communication fluide, transparente et bien structurée permet de décloisonner les équipes. Mais également de créer un environnement de travail plus serein, y compris lorsqu'il y a présence de télétravail. 
  
  
• Soutenir la montée en compétences : certains outils permettent de documenter les procédures, de créer des bases de connaissances internes ou encore de faciliter l'onboarding de vos nouveaux collaborateurs. 
   

Mais les bénéfices de ces plateformes ne s'arrêtent pas à l'interne, elles jouent aussi un rôle important dans la relation client. 

Elles facilitent les échanges de pièces justificatives et la collecte d'informations via des formulaires en ligne (bien plus efficaces que les PDF ou fichiers Word envoyés par mail). Elles centralisent l'ensemble des interactions avec les clients dans un espace partagé accessible à l'ensemble des collaborateurs concernés. 

Cela garantit une continuité des services même en cas de départ d'un des collaborateurs, les informations restent accessibles, structurées et ne reposeront plus sur les connaissances d'un unique collaborateur. 

Alors il ne faut percevoir cette collaboration interne comme "un plus" mais comme une condition nécessaire à la structuration des échanges internes, à la fluidité des process ou encore au renfort de la cohésion d'équipe. 

Ce sont des enjeux que nous accompagnons chez Hexagone Stratégie, notamment via la mise en place d'outils CRM et collaboratifs adaptés au fonctionnement de vos cabinets. 

Les critères pour choisir une plateforme de collaboration interne adaptée  

Évidemment, toutes les plateformes collaboratives ne se valent pas et surtout ne répondent pas forcément aux critères spécifiques d'un cabinet d'expertise comptable. Prenez donc du recul sur vos besoins avant de faire un choix, cela vous permettra d'éviter les outils "usines à gaz" ou, à l'inverse, trop limités. 

Voici les critères que vous nous conseillons pour un choix pertinent : 

1. Une interface intuitive : l'outil que vous choisissez doit être accessible à tous, quel que soit le niveau de maîtrise digital de vos collaborateurs. Plus l'interface est optimisée, plus la prise en main sera rapide et surtout durable. 
   Petit conseil de la team Flamant 🦩 : Testez la plateforme avec plusieurs profils du cabinet !
   
   
2. Des fonctionnalités appropriées à vos usages quotidiens : la bonne plateforme pour vous est celle qui répond à vos priorités (gestion de projets clients, suivi des tâches, messagerie interne...)
   
   
3. Une bonne connexion avec vos outils existants : la solution que vous choisissez doit pouvoir s'intégrer facilement avec vos logiciels métiers (comptabilité, paie, facturation...), à votre CRM et à tout autre outil que vous utilisez déjà. Une étape nécessaire pour éviter la double saisie et le ralentissement de vos process. 
   
   
4. Une sécurité renforcée grâce à une gestion avancée des accès : au sein de votre cabinet, des informations doivent rester confidentielles à certaines équipes ou fonctions. La plateforme choisie doit permettre de paramétrer des accès différenciés afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données et dossiers. 
   
   
5. Une solution évolutive en fonction des besoins de votre cabinet : votre croissance doit être accompagnée (ajout d'utilisateurs, personnalisation, création de nouveaux espaces de travail...). Mieux vaut choisir un outil qui peut s'adapter à vos besoins, plutôt que de devoir changer d'outils. 
   
   
6. Une assistance rapide et un accompagnement sur mesure : la qualité de l'assistance technique est souvent négligée et c'est une erreur ! Vérifiez que comme Hexagone Stratégie, votre prestataire propose un support efficace et idéalement un service client orienté vers la profession comptable. 
   
   

notre top 9 des platefornes de collaboration interne pour les experts comptables 

Chacun de vos cabinets a ses propres méthodes de travail, sa culture d'entreprise et ses outils métiers. L'outil universel n'existe pas mais vous devez choisir votre plateforme selon vos besoins : communication d'équipe, gestion des tâches, centralisation de l'information, suivi des missions clients... 

Hubspot ⭐️

Notre favori chez Hexagone Stratégie ! 

On le répète souvent mais HubSpot n'est pas uniquement un outil commercial. 

C'est un outil constamment utilisé pour la centralisation des informations, la structuration d'une communication interne, surtout lorsqu'il est bien connecté à vos processus de production. 

Pourquoi l'utiliser en interne ? 

HubSpot permet de créer des pipelines pour le suivi des missions, des tickets interne pour gérer les demandes entre collaborateurs, des bases de données partagées et une traçabilité complète des échanges avec vos clients, partenaires... 

Les équipes peuvent collaborer autour d'un même dossier et cela en temps réel, avec des commentaires, des rappels, des affections...

Ce qu'Hexagone Stratégie aime chez HubSpot : 

L'ergonomie, les nouveautés et optimisations fréquentes, les automatisations puissantes, une vue 360°, les intégrations possibles avec vos outils métiers. Finalement, c'est l'outil idéal pour allier efficacité opérationnelle et expérience client. 

À noter : 

HubSpot est une plateforme complète, elle demande donc une mise en place stratégique et structurée. 
C'est à ce moment là que notre accompagnement fait la différence ! 

pennylane 

Un outil de gestion qui facilite aussi le travail en interne. 

Plus qu'un logiciel de gestion comptable, Pennylane propose des fonctionnalités qui fluidifient les échanges internes, notamment autour des flux financiers et du pilotage des dossiers clients. 

Pourquoi l'utiliser en interne ?

Les équipes accèdent à une plateforme unique pour suivre les pièces, les transactions, les relances ou encore les états d'avancement d'un dossier. Cela réduit considérablement les allers-retours internes inutiles. 

Ce qu'on aime : 

Son orientation métier 100% cabinet comptable, sa vision client en temps réel et la clarté de l'interface. 

À noter : 

Ce n'est pas un outil de gestion de projet ou de tâches, il devra être complété si vous avez besoin d'une vraie plateforme de collaboration transversale. 

Microsoft teams 

Le classique de la communication d'équipe !

Déjà largement utilisé dans les cabinets équipés de la suite Microsoft 365, Teams est un outil robuste pour la communication interne. 

Pourquoi l'utiliser en interne ? 

Une messagerie instantanée, appels vidéos, canaux d'équipes, partage de fichiers et intégration fluide avec Outlook et OneDrive : c'est une solution solide pour centraliser les échanges du quotidien. 

Ce qu'on aime : 

Sa capacité à remplacer les emails internes et sa compatibilité parfaite avec les outils bureautiques classiques. 

À noter : 

Teams peut vite devenir un "fourre-tout" si les canaux ne sont pas bien structurés. Cet outil ne suffit pas à lui seul pour gérer les projets ou les tâches. 

Slack

La messagerie instantanée pensée pour la collaboration ! 

Alternative à Teams, Slack mise tout sur la simplicité et la rapidité des échanges. C'est un très bon outil pour conserver le lien notamment lorsque certains de vos collaborateurs sont à distance. 

Pourquoi l'utiliser en interne ? 

Pour organiser les échanges en divers canaux (équipes, missions, clients...), partager des fichiers ou des liens, et intégrer facilement d'autres outils comme Google Drive, Trello, HubSpot. 

Ce qu'on aime : 

Sa fluidité, son moteur de recherche très puissant et son ton moderne. 

À noter : 

Une fois de plus, Slack n'est pas conçu pour gérer des projets ou structurer des processus : il est à compléter avec un outil de gestion de tâches. 

Google workspace 

Une suite collaborative légère mais efficace !

Si votre cabinet est déjà équipé de Gmail, Drive, Docs ou Sheets, vous avez accès à un écosystème Google qui peut suffire à structurer une collaboration de base. 

Pourquoi l'utiliser en interne ? 

Co-édition de documents, partages sécurisés, commentaires en temps réel, réunions avec Google Meets...

Ce qu'on aime : 

La facilité de prise en main, l'accessibilité multi-supports et la possibilité de travailler à plusieurs sur un même fichier. 

À noter : 

Google Workspace est davantage un socle bureautique qu'un outil de gestion collaboratif structuré. Il sera nécessaire de l'associer à un outil de gestion de projet si vous avez des besoins plus avancés. 

notion

L'outil tout-en-un pour documenter, organiser et collaborer !

Notion permet de créer des espaces de travail internes sur-mesure : bases de connaissances, to-do lists, planning, procédures... 

C'est un excellent choix pour les cabinets qui veulent structurer leur savoir interne. 

Pourquoi l'utiliser en interne ? 

Pour centraliser toutes les informations importantes du cabinet, créer des checklists partagées, documenter les process ou suivre l'onboarding des nouveaux collaborateurs. 

Ce qu'on aime : 

Son coté modulable, sa capacité à devenir un intranet pour votre cabinet. 

À noter : 

Notion demande un minimum de configuration pour être efficace. Il n'est pas adapté pour gérer les échanges rapides ou les communications temps réel. 

trello

Pour organiser vos tâches rapidement ! 

Trello est l'un des outils de gestion des tâches les plus accessibles et visuels du marché. Il repose sur un système de tableaux, de listes et de cartes, idéal pour structurer les missions internes, suivre l'avancement des projets ou répartir les rôles au sein des équipes. 

Pourquoi l'utiliser en interne ? 

Pour créer des tableaux par pôle (comptabilité, juridique...), suivre les deadlines, assigner les tâches et partager les priorités de la semaine en un coup d'oeil. 

Ce qu'on aime : 
Sa simplicité, sa personnalisation via des "Power-Ups" et son côté très visuel, qui parle à tous les profils même ceux peu à l'aise avec les outils digitaux. 

À noter : 

Trello est idéal pour débuter une gestion collaborative des tâches, mais peu montrer ses limites sur des projets complexes. Il reste complémentaire d'un CRM tel qu'HubSpot pour suivre les relations clients ou vos cycles commerciaux. 

plaky

Une alternative gratuite pour structurer vos projets internes ! 

Moins connu mais de plus en plus adopté, Plaky est une solution simple et efficace pour les cabinets qui veulent structurer leur organisation sans se lancer dans un outil trop complexe. 

Pourquoi l'utiliser en interne ?

Pour gérer les tâches, planifier les projets internes, assigner des rôles et suivre l'avancement en équipe, dans une interface claire et sans surcharge fonctionnelle 

Ce qu'on aime : 

Sa prise en main rapide, son design minimaliste et la richesse de sa version gratuite, qui couvre largement les besoins des petites équipes. 

À noter : 

Plaky reste un outil de gestion de tâches : il ne remplace mi un CRM ni un outil de communication interne comme Slack ou Teams, mais est un bon premier pas pour une culture de projet. 

Comment impliquer ses équipes dans l'adoption d'un nouvel outil collaboratif interne 

La réussite d'un outil ne dépend pas uniquement de ses fonctionnalités mais surtout de la façon dont il est adopté par les équipes de votre cabinet. 

Un outil mal utilisé = un investissement inutile 

Sachez que dans un cabinet comptable où les habitudes au travail sont bien ancrées, le facteur est souvent le premier frein, ou à l'inversion le premier facteur de réussite. 

Voici nos conseils pour faire adhérer vos collaborateurs : 

1. Expliquer le "pourquoi ?"
   Il est fondamental de partage le sens de votre démarche aux équipes de votre cabinet. Vos collaborateurs doivent en comprendre l'importance, les problèmes qu'il va résoudre et les bénéfices qu'il peut apporter au quotidien (gain de temps, réduction des erreurs, performance...). Cela va créer l'adhésion dès le départ à vos équipes. 
   
   
2. Impliquer vos équipes au plus tôt 
   Cela concerne déjà la phase de choix. Faites tester plusieurs solutions à un groupe test constitué de divers profils. Vous devrez recueillir leurs retours et les impliquer dans le paramétrage... Ce sont de grands leviers d'appropriation ! Un outil imposé d'en haut aura toujours plus de mal à s'ancrer qu'un outil choisi avec les utilisateurs. 
   
   
3. Former et accompagner 
   Une simple formation au départ ne suffit pas ! Vous devez favoriser un accompagnement dans le temps avec des points d'étapes, des tutoriels personnalisés et un référent interne.
    
4. Faire de cet outil un rituel ! 
   Faites en un réflexe en l'intégrant aux réunions d'équipes, utilisez-le pour les validations internes ou pour assigner des tâches au quotidien. Plus il est intégré aux routines de votre cabinet, plus il devient naturel. 
   
   
5. Avancer doucement 
   Ne cherchez pas à tout changer en une semaine, démarrez plutôt avec une première équipe ou un premier process. Par la suite, observez ce qui fonctionne ou non... ajustez ! C'est en optant pour cette logique de progression que vous pourrez réduire la résistance au changement. 
   
   
6. Valoriser les débuts 
   Cela concerne les premiers gains concrets : un gain de temps, une meilleure visibilité, moins d'oublis... C'est en donnant la parole à ceux qui utilisent correctement l'outil que vous renforcerez la dynamique collective. 
   
   

nos recommandations selon la taille et les objectifs de votre cabinet 

Comme dit précédemment, il n'existe pas de solution universelle. Le bon outil de collaboration pour vous sera celui qui s'intégrera dans votre organisation. Et nous avons des recommandations en fonction de votre taille ! 

Pour les petits cabinets 

(1 à 10 collaborateurs) 

Si vous vous reconnaissez en tant que petit cabinet, vos objectifs premiers seront la centralisation de l'information, le fait de structurer l'information et le gain de temps sur les tâches récurrentes. 

Recommandations outils : 

• HubSpot (en version gratuite ou Sarter) pour commencer à structurer votre relation client et centraliser les échanges principaux (emails, tâches, documents). 
• Trello ou Plaky pour organiser les missions internes simplement 
• Slack pour communiquer efficacement en évitant les chaînes d'e-mails. 
• Clokify pour suivre le temps passé et identifier les missions chronophages. 

pour les cabinets de taille moyenne 

(10 à 50 collaborateurs)

Si vous êtes un cabinet de taille moyenne, vos objectifs seront de fluidifier la circulation de l'information, de renforcer la transversalité et de suivre les activités de vos équipes. 

Recommandations outils : 

• HubSpot CRM + Tickets + Workflow pour structurer les process inter-équipes, centraliser les données clients et automatiser les relances internes 
• Microsoft Teams pour la communication et la coordination 
• Trello ou Notion pour gérer les projets transverses et documenter les procédures 
• Clokify pour mieux équilibrer les charges de travail entre vos différents pôles 

pour les grands cabinets

Si vous êtes un grand cabinet alors vos objectifs seront d'uniformiser les pratiques, de garantir la traçabilité, d'accompagner la croissance et les recrutements. 

Recommandations outils : 

• HubSpot CRM + Service Hub + Reporting avancé pour piloter les interactions entre pôles, suivre la performance interne, gérer les tickets et fluidifier la relation client/collaborateur. 
• Microsoft Teams ou Slack pour maintenir une communication fluide entre sites et services. 
• Notion pour construire une base de connaissances interne évolutive (procédures, onboarding, documentation). 
• Clokify pour suivre les temps alloués à chaque client, mission ou équipe, et affiner vos indicateurs de rentabilité. 

pour conclure 

Dans votre cabinet d'expertise comptable, la performance ne repose pas uniquement sur les outils métiers ou la qualité des livrables. Elle va surtout dépendre de la fluidité en interne, de la clarté des processus et de l'implication de vos équipes. 

Grâce à une plateforme de collaboration interne, vous pourrez gagner du temps au quotidien, travailler mieux ensemble, renforcer la qualité de service proposés, fidéliser vos collaborateurs ou encore piloter avec plus de visibilité. 

Que vous soyez une cabinet déjà bien organisé ou en pleine structuration, il existe des outils puissants, accessibles et adaptés à vos enjeux. 

Mais il faut les choisir avec méthode !