Comment améliorer la communication interne ?

Dans cet épisode du podcast, nous allons parler avec Mathieu Darmet de comment améliorer la communication interne dans une entreprise de manière très appliquée et concrète.

Pour rappel, Mathieu Darmet est key account manager chez WeAdvocacy.  Dans un épisode précédent, nous avons déjà parlé avec Mathieu de l'importance de la communication interne pour les entreprises et ses bénéfices. Ici, nous allons aborder le côté pratique des choses, comment mettre en place cette communication interne.

Dans cette démarche, il s’agit d’une prise de conscience par les organisations de la valeur de leurs collaborateurs et des enjeux que cela représente.

Nous ne prétendons pas que ces recommandations sont les uniques à mettre en place mais elles sont déjà un bon début. Voici donc 8 façons d'améliorer votre communication interne. 

1- PARTAGER la VISION

Nous revenons sur le sens donné et de la motivation intrinsèque des collaborateurs.

Tout individu a besoin de comprendre et de savoir dans quelle direction il va, quels sont les objectifs et il appartient donc à l’équipe managériale d’être claire sur la stratégie de l’entreprise. Cela passe une fois de plus par une communication appropriée quant aux défis à relever, au rôle de chacun et l’avancement des projets. Cela permet de donner du sens à chaque action et motiver ainsi les collaborateurs.

2- RÉUNIONS INTERNES PÉRIODIQUES

Les réunions périodiques sont un outil managérial simple mais parfois mal exploité en entreprise. La communication est souvent unidirectionnelle : les uns parlent et les autres doivent obéir ou en tout cas écouter. Toutefois, les réunions doivent permettre à tous de s'exprimer.  Elles doivent constituer un moment où les équipes peuvent s'exprimer.

Elle est l’occasion pour les managers d'informer sur les projets à venir et des équipes de donner leurs avis critiques sur ces projets. Une réflexion autour des freins et difficultés peut aider à prévenir des difficultés futures et les résistances au changement. 

3- INFORMER EFFICACEMENT 

Informer ne suffit plus aujourd'hui. Il faut s'assurer de communiquer de manière efficace. Cela signifie que votre récepteur reçoit votre message, le visualise et le comprend. L’information doit être disponible le plus simplement possible, sans demander trop de manipulations aux collaborateurs. C’est également la mission de WeAdvocacy.

L'entreprise fait appui sur l’application sur laquelle nous passons le plus de temps : l'email. En effet, les collaborateurs sont submergés d’email quotidiens. Rien ne garantit qu’un message soit ouvert et lu par le destinataire… Pour enlever ce frein à la communication interne, l'entreprise peut insérer des contenus internes sous forme de bannières dans les signatures électronique, ou générer des pop-ups et des notifications directement sur l’écran de l’email pour afficher l'information importante. 

Bien entendu, il ne s’agit pas de saturer les collaborateurs avec ces formats d’affichage. Ils doivent être utilisés de manière pertinente, selon l’importance du sujet. Ça peut être simplement des rappels (saisir sa note de frais, s’inscrire à une formation interne, ne pas oublier une réunion d’équipe), informer d’une nomination ou de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, ou communiquer sur l’avancée d'un projet, etc… 

4-ENTRETIENS individuelles

Comme les réunions internes, les entretiens individuels sont sous-exploités en entreprise. Très souvent, ils sont perçus comme une contrainte de la part des collaborateurs et des manageurs. Et si nous changions l'idée que nous avons de ces réunions en voyant une opportunité plus qu'une contrainte ? Ce changement de prospective permet de rentrer dans une démarche plus constructive. Cela doit permettre aux collaborateurs de s'exprimer librement sur les difficultés rencontrées mais aussi de leurs réussites. C'est également le moment de faire le point sur les évolutions de carrières possibles et les façons dont le collaborateur peut s'accomplir en développant de nouvelles compétences. 

5-MISE EN PLACE D’UNE BOITE À IDÉES

Les entreprises doivent être en capacités de faire remonter les information terrain et de créer un document collaboratif dans lequel chacun peut apporter ses idées porteuses de valeur pour l'entreprise. Cet outil permet également de motiver les collaborateurs puisqu’ils se sentent enfin écoutés et valorisés par l’entreprise.

6- Récolter l’avis du collaborateur  

Pour une communication interne efficace, il est indispensable de récolter l'avis du collaborateur à travers des enquêtes, sondages et quizz. Ces outils vont vous permettre de mesurer le climat social, la satisfaction collaborateur, les avis concernant des changements mis en place. 

7-VALORISER ET FÉLICITER 

Pour garantir une communication interne efficace, il est nécessaire de passer les bonnes informations au bon moment. Cela implique de dire merci, de donner un feedback constructif et de féliciter au bon moment. 

Nous avons tous une tendance naturelle à nous focaliser sur ce qui ne va pas, d’où l’importance de valoriser ce qui fonctionne. Il est également bénéfique de partager les success story pour mettre en valeur les talents et les initiatives réussies. 

8- MESURER L’ENGAGEMENT 

En dehors des enquêtes annuelles et des entretiens individuelles, il est assez difficile d’obtenir une vision holistique du niveau d’engagement d’une organisation. Pour remédier à cela, il est indispensable de pouvoir mesurer le taux d’engagement et d’en suivre l’évolution. WeAdvocacy en propose un outil à ce sujet. Celui-ci permet de voir les évolutions et permet de restituer des informations capables d’impacter positivement ce taux.

La communication interne est essentielle aux entreprises et pourtant le budget alloué dans les entreprises est jusqu’à 10 fois moins important que celui consacré à la communication externe.

Cela confirme qu’il y a encore un travail de sensibilisation, car l'expérience client et collaborateur vont de pair pour la réussite de l'entreprise.