La collaboration est un pilier du fonctionnement d'un cabinet d'expertise comptable. Les échanges se multiplient avec les clients comme en interne et c'est à ce moment que les outils traditionnels montrent leurs limites.
Beaucoup de mails ? Des documents éparpillés ou perdus ? Des latences au niveau des suivis ?
Sans solution collaborative efficace, votre performance sera freinée !
Une plateforme de collaboration interne deviendra un indispensable pour fluidifier vos échanges, centraliser les informations et limiter au maximum le temps perdu.
Encore faut-il choisir le bon outil ? Celui qui correspond à votre cabinet et vos
équipes ?
Dans cet article, la team Flamant 🦩 va vous aiguiller sur : Quels critères sont à prendre en compte ? Quels sont les meilleures plateformes de collaboration interne pour la profession comptable ? Comment aider les collaborateurs à s'habituer au nouvel outil ?
La performance de votre cabinet va reposer à la fois sur son expertise technique mais aussi sur sa capacité à bien fonctionner en équipe. Mais souvent, la communication en interne est informelle, les informations perdues dans les différents mails, les différentes réunions... Ce qui engendre une perte de temps, des tâches oubliées, des doublons... et parfois une entente compliquée entre les équipes.
Alors il ne faut percevoir cette collaboration interne comme "un plus" mais comme une condition nécessaire à la structuration des échanges internes, à la fluidité des process ou encore au renfort de la cohésion d'équipe.
Voici les principaux enjeux qui concernent votre cabinet :
Mais les bénéfices de ces plateformes ne s'arrêtent pas à l'interne, elles jouent aussi un rôle important dans la relation client.
Elles facilitent les échanges de pièces justificatives et la collecte d'informations via des formulaires en ligne (bien plus efficaces que les PDF ou fichiers Word envoyés par mail). Elles centralisent l'ensemble des interactions avec les clients dans un espace partagé accessible à l'ensemble des collaborateurs concernés.
Cela garantit une continuité des services même en cas de départ d'un des collaborateurs, les informations restent accessibles, structurées et ne reposeront plus sur les connaissances d'un unique collaborateur.
Alors il ne faut percevoir cette collaboration interne comme "un plus" mais comme une condition nécessaire à la structuration des échanges internes, à la fluidité des process ou encore au renfort de la cohésion d'équipe.
Ce sont des enjeux que nous accompagnons chez Hexagone Stratégie, notamment via la mise en place d'outils CRM et collaboratifs adaptés au fonctionnement de vos cabinets.
Évidemment, toutes les plateformes collaboratives ne se valent pas et surtout ne répondent pas forcément aux critères spécifiques d'un cabinet d'expertise comptable. Prenez donc du recul sur vos besoins avant de faire un choix, cela vous permettra d'éviter les outils "usines à gaz" ou, à l'inverse, trop limités.
Voici les critères que vous nous conseillons pour un choix pertinent :
Chacun de vos cabinets a ses propres méthodes de travail, sa culture d'entreprise et ses outils métiers. L'outil universel n'existe pas mais vous devez choisir votre plateforme selon vos besoins : communication d'équipe, gestion des tâches, centralisation de l'information, suivi des missions clients...
Notre favori chez Hexagone Stratégie !
On le répète souvent mais HubSpot n'est pas uniquement un outil commercial.
C'est un outil constamment utilisé pour la centralisation des informations, la structuration d'une communication interne, surtout lorsqu'il est bien connecté à vos processus de production.
Pourquoi l'utiliser en interne ?
HubSpot permet de créer des pipelines pour le suivi des missions, des tickets interne pour gérer les demandes entre collaborateurs, des bases de données partagées et une traçabilité complète des échanges avec vos clients, partenaires...
Les équipes peuvent collaborer autour d'un même dossier et cela en temps réel, avec des commentaires, des rappels, des affections...
Ce qu'Hexagone Stratégie aime chez HubSpot :
L'ergonomie, les nouveautés et optimisations fréquentes, les automatisations puissantes, une vue 360°, les intégrations possibles avec vos outils métiers. Finalement, c'est l'outil idéal pour allier efficacité opérationnelle et expérience client.
À noter :
HubSpot est une plateforme complète, elle demande donc une mise en place stratégique et structurée.
C'est à ce moment là que notre accompagnement fait la différence !
Un outil de gestion qui facilite aussi le travail en interne.
Plus qu'un logiciel de gestion comptable, Pennylane propose des fonctionnalités qui fluidifient les échanges internes, notamment autour des flux financiers et du pilotage des dossiers clients.
Pourquoi l'utiliser en interne ?
Les équipes accèdent à une plateforme unique pour suivre les pièces, les transactions, les relances ou encore les états d'avancement d'un dossier. Cela réduit considérablement les allers-retours internes inutiles.
Ce qu'on aime :
Son orientation métier 100% cabinet comptable, sa vision client en temps réel et la clarté de l'interface.
À noter :
Ce n'est pas un outil de gestion de projet ou de tâches, il devra être complété si vous avez besoin d'une vraie plateforme de collaboration transversale.
Le classique de la communication d'équipe !
Déjà largement utilisé dans les cabinets équipés de la suite Microsoft 365, Teams est un outil robuste pour la communication interne.
Pourquoi l'utiliser en interne ?
Une messagerie instantanée, appels vidéos, canaux d'équipes, partage de fichiers et intégration fluide avec Outlook et OneDrive : c'est une solution solide pour centraliser les échanges du quotidien.
Ce qu'on aime :
Sa capacité à remplacer les emails internes et sa compatibilité parfaite avec les outils bureautiques classiques.
À noter :
Teams peut vite devenir un "fourre-tout" si les canaux ne sont pas bien structurés. Cet outil ne suffit pas à lui seul pour gérer les projets ou les tâches.
La messagerie instantanée pensée pour la collaboration !
Alternative à Teams, Slack mise tout sur la simplicité et la rapidité des échanges. C'est un très bon outil pour conserver le lien notamment lorsque certains de vos collaborateurs sont à distance.
Pourquoi l'utiliser en interne ?
Pour organiser les échanges en divers canaux (équipes, missions, clients...), partager des fichiers ou des liens, et intégrer facilement d'autres outils comme Google Drive, Trello, HubSpot.
Ce qu'on aime :
Sa fluidité, son moteur de recherche très puissant et son ton moderne.
À noter :
Une fois de plus, Slack n'est pas conçu pour gérer des projets ou structurer des processus : il est à compléter avec un outil de gestion de tâches.
Une suite collaborative légère mais efficace !
Si votre cabinet est déjà équipé de Gmail, Drive, Docs ou Sheets, vous avez accès à un écosystème Google qui peut suffire à structurer une collaboration de base.
Pourquoi l'utiliser en interne ?
Co-édition de documents, partages sécurisés, commentaires en temps réel, réunions avec Google Meets...
Ce qu'on aime :
La facilité de prise en main, l'accessibilité multi-supports et la possibilité de travailler à plusieurs sur un même fichier.
À noter :
Google Workspace est davantage un socle bureautique qu'un outil de gestion collaboratif structuré. Il sera nécessaire de l'associer à un outil de gestion de projet si vous avez des besoins plus avancés.
L'outil tout-en-un pour documenter, organiser et collaborer !
Notion permet de créer des espaces de travail internes sur-mesure : bases de connaissances, to-do lists, planning, procédures...
C'est un excellent choix pour les cabinets qui veulent structurer leur savoir interne.
Pourquoi l'utiliser en interne ?
Pour centraliser toutes les informations importantes du cabinet, créer des checklists partagées, documenter les process ou suivre l'onboarding des nouveaux collaborateurs.
Ce qu'on aime :
Son coté modulable, sa capacité à devenir un intranet pour votre cabinet.
À noter :
Notion demande un minimum de configuration pour être efficace. Il n'est pas adapté pour gérer les échanges rapides ou les communications temps réel.
Pour organiser vos tâches rapidement !
Trello est l'un des outils de gestion des tâches les plus accessibles et visuels du marché. Il repose sur un système de tableaux, de listes et de cartes, idéal pour structurer les missions internes, suivre l'avancement des projets ou répartir les rôles au sein des équipes.
Pourquoi l'utiliser en interne ?
Pour créer des tableaux par pôle (comptabilité, juridique...), suivre les deadlines, assigner les tâches et partager les priorités de la semaine en un coup d'oeil.
Ce qu'on aime :
Sa simplicité, sa personnalisation via des "Power-Ups" et son côté très visuel, qui parle à tous les profils même ceux peu à l'aise avec les outils digitaux.
À noter :
Trello est idéal pour débuter une gestion collaborative des tâches, mais peu montrer ses limites sur des projets complexes. Il reste complémentaire d'un CRM tel qu'HubSpot pour suivre les relations clients ou vos cycles commerciaux.
Une alternative gratuite pour structurer vos projets internes !
Moins connu mais de plus en plus adopté, Plaky est une solution simple et efficace pour les cabinets qui veulent structurer leur organisation sans se lancer dans un outil trop complexe.
Pourquoi l'utiliser en interne ?
Pour gérer les tâches, planifier les projets internes, assigner des rôles et suivre l'avancement en équipe, dans une interface claire et sans surcharge fonctionnelle
Ce qu'on aime :
Sa prise en main rapide, son design minimaliste et la richesse de sa version gratuite, qui couvre largement les besoins des petites équipes.
À noter :
Plaky reste un outil de gestion de tâches : il ne remplace mi un CRM ni un outil de communication interne comme Slack ou Teams, mais est un bon premier pas pour une culture de projet.
La réussite d'un outil ne dépend pas uniquement de ses fonctionnalités mais surtout de la façon dont il est adopté par les équipes de votre cabinet.
Un outil mal utilisé = un investissement inutile
Sachez que dans un cabinet comptable où les habitudes au travail sont bien ancrées, le facteur est souvent le premier frein, ou à l'inversion le premier facteur de réussite.
Voici nos conseils pour faire adhérer vos collaborateurs :
Comme dit précédemment, il n'existe pas de solution universelle. Le bon outil de collaboration pour vous sera celui qui s'intégrera dans votre organisation. Et nous avons des recommandations en fonction de votre taille !
(1 à 10 collaborateurs)
Si vous vous reconnaissez en tant que petit cabinet, vos objectifs premiers seront la centralisation de l'information, le fait de structurer l'information et le gain de temps sur les tâches récurrentes.
Recommandations outils :
(10 à 50 collaborateurs)
Si vous êtes un cabinet de taille moyenne, vos objectifs seront de fluidifier la circulation de l'information, de renforcer la transversalité et de suivre les activités de vos équipes.
Recommandations outils :
Si vous êtes un grand cabinet alors vos objectifs seront d'uniformiser les pratiques, de garantir la traçabilité, d'accompagner la croissance et les recrutements.
Recommandations outils :
Dans votre cabinet d'expertise comptable, la performance ne repose pas uniquement sur les outils métiers ou la qualité des livrables. Elle va surtout dépendre de la fluidité en interne, de la clarté des processus et de l'implication de vos équipes.
Grâce à une plateforme de collaboration interne, vous pourrez gagner du temps au quotidien, travailler mieux ensemble, renforcer la qualité de service proposés, fidéliser vos collaborateurs ou encore piloter avec plus de visibilité.
Que vous soyez une cabinet déjà bien organisé ou en pleine structuration, il existe des outils puissants, accessibles et adaptés à vos enjeux.
Mais il faut les choisir avec méthode !