Vos collaborateurs comptables passent encore trop de temps sur des tâches administratives et répétitives : relances clients, envois de documents, suivi de dossiers... autant d'actions essentielles au cabinet mais qui restent chronophages. Des tâches qui détournent vos équipes de leur vraies missions : le conseil et l'accompagnement stratégiques des dirigeants.
La digitalisation de votre profession n'est pas seulement une tendance, il existe maintenant des plateformes collaboratives, des CRM tels qu'HubSpot, des outils de production connectés... de nombreuses actions sont à mettre en place.
Mais qu'entend-on par workflow automatisé ? Comment ces mécanismes peuvent-ils s'intégrer dans le fonctionnement quotidien d'un cabinet ? Quels résultats peut-on réellement en attendre ?
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment les workflows automatisés peuvent transformer votre organisation, illustrés par des cas d'usage concrets : du suivi commercial à la relation client, en passant par le marketing et la production.
Derrière le terme un peu technique de workflow automatisé se cache en réalité une idée simple : faire exécuter automatiquement une suite d'actions selon des règles que vous définissez à l'avance.
Plutôt que de multiplier les rappels, les copier-coller ou les relances manuelles, vous laissez faire l'outil à votre place... au bon moment, avec une approche cohérente.
Voici un exemple concret : un de vos prospects signe une lettre mission, un email de bienvenue peut être envoyé automatiquement, une tâche peut être assignée au collaborateur chargé du dossier, et une notification interne peut informer le responsable de mission. Le tout sans aucune action humaine.
Ces différentes automatisations peut intervenir à plusieurs niveaux :
L'objectif n'est pas de remplacer l'humain, mais de lui permettre de se concentrer sur ce qu'il fait de mieux : le conseil, la relation client et la prise de décision.
L'automatisation devient ainsi un outil d'appui, un moyen d'orchestrer les actions répétitives pour que vos équipes puissent se recentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.
Chaque relance, chaque notification ou chaque suivi manuel mobilise du temps et de l'énergie. En automatisant ces actions, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée : accompagnement, analyse, conseil.
En 2023, HubSpot Research indique que les entreprises qui automatisent leurs processus de suivi commercial constatent en moyenne une réduction de 30 à 50% du temps passé sur les relances.
L'automatisation limite les oublis et les approximations. Chaque action est tracée, chaque étape documentée.
Résultat : une meilleure visibilité sur l'avancement des dossiers et une fiabilité accrue des données, indispensable pour piloter efficacement la production et la relation client.
Moins de ressaisie, moins de pertes d'informations, plus de clarté dans les priorités : les workflows automatisés rendent le travail plus agréable et mieux organisé. Les équipes savent exactement quoi faire, quand le faire et dans quel contexte. Cela contribue directement à réduire la charge mentale et à renforcer la motivation.
Pour vos clients, l'automatisation se traduit par une communication plus fluide : rappels envoyés à temps, suivi proactif, documents transmis sans retard. Chaque interaction devient plus simple, plus rapide, plus cohérente.
Un cabinet qui automatise ses processus démontre non seulement sa modernité, mais aussi sa capacité à offrir un service constant et réactif, quelle que soit la période de l'année.
L'automatisation prend tout son sens lorsqu'elle s'applique à des cas d'usage concrets du quotidien. Voici quelques exemples de workflows simples mais puissants, que nous mettons en place dans les cabinets d'expertise comptable pour fluidifier les échanges, gagner du temps et améliorer la satisfaction de vos clients.
Le suivi des opportunités commerciales est souvent chronophage. Grâce à l'automatisation de ces processus, chaque action devient fluide avec :
Résultat : les commerciaux de votre cabinet gardent le contrôle sans avoir à tout surveiller manuellement, aucun contact n'est oublié.
Quant à elle, l'automatisation marketing permet d'accompagner chaque contact à son rythme, sans effort supplémentaire pour vos équipes. Tout pour entretenir la relation et qualifier vos leads.
Résultat : chaque contact reçoit le bon message au bon moment, renforçant la crédibilité et la proximité de votre cabinet tout au long du parcours client.
Les workflows ne concernent pas que le marketing et la vente : ils améliorent aussi la gestion opérationnelle en fiabilisant les échanges internes. Vous pouvez mettre en place :
Résultat : fini les relances internes et les fichiers Excel égarés, chacun de vos collaborateurs sait où en est le dossier, ce qu'il reste à faire et quand intervenir.
L'expérience client commence dès la première interaction et ne s'arrête jamais vraiment. Les workflows rendent le parcours de la relation client fluides et personnalisés :
Résultat : la création d'une relation continue, épaulée par des processus, et qui renvoie une image moderne et professionnelle à vos clients.
Pour mettre en place des workflows automatisés vous devez passer par plusieurs étapes, cela ne se résume pas uniquement à installer un outil. C'est une démarche qui doit être progressive et structurée, qui vise à simplifier vos processus sans boulverser toutes les habitudes au sein de votre cabinet.
Voici la démarche que notre équipe Hexagone Stratégie vous recommande pour réussir votre projet d'automatisation.
Avant même de penser automatisation, il est nécessaire de comprendre comment vos collaborateurs travaillent aujourd'hui. Vous devez identifier les grandes étapes de vos processus, de la prospection à la livraison d'un dossier. N'hésitez pas à prendre des notes, à enregistrer les informations, qui fait quoi, à quel moment, et avec quels outils.
C'est une cartographie qui vous aidera à repérer les actions répétitives ou chronophages au sein de votre cabinet, qu'il faudra automatiser en priorité.
Une fois cette cartographie faite, demandez directement à vos collaborateurs quelles sont les tâches qui leur font perdre le plus de temps : relances clients, saisie de données, suivis internes...
Les points irritants du quotidien sont souvent les premiers clients de cette automatisation. L'objectif n'est pas de tout automatiser d'un coup, commencez doucement en ciblant les zones à fort impact : celles qui vont vous libérer du temps sans ajouter de complexité.
Selon vos besoins et votre niveau de maturité digitale, plusieurs solutions existent :
L'important est de choisir un outil central capable de faire circuler l'information entre vos collaborateurs sans rupture.
Avant de déployer l'automatisation à grande échelle dans votre cabinet, testez vos workflows / processus automatisés sur un échantillon limité : un service, un type de client, ou une seule tâche (ex : relance de devis).
Ainsi, vous pourrez ajuster les divers paramètres et de valider la pertinence du workflow avant généralisation.
Un projet "test" bien mené est souvent la clé pour réussir à embarquer toute l'équipe et démontrer rapidement les bénéfices concrets.
Une automatisation sera réussie si vos collaborateurs adhèrent à cet ajustement. Pour cela, organisez des sessions de formation courtes et pratiques, expliquez les bénéfices directs pour vos collaborateurs. Montrez leur que l'objectif de ces processus n'est pas de remplacer mais de faciliter leur travail quotidien.
Un accompagnement humain solide garantit la pérennité de votre projet d'automatisation et la pleine exploitation du potentiel de vos outils.
C'est en suivant ces étapes que votre cabinet mettra en place des workflows réellement utiles : simples à utiliser, alignés sur vos priorités et capables de générer des gains mesurables dès les premières semaines.
Avec ces workflows automatisés, vous allez changer la façon dont votre cabinet va s'organiser, collaborer et servir ses clients. Les premiers résultats se font souvent ressentir dès les premières semaines de mise en place : gain de temps, fluidité dans les échanges et meilleure visibilité sur les actions en cours.
Le premier impact notable est le gain de temps. Avec l'automatisation, les relances, les suivis de dossiers ou l'envoi de communications, vos collaborateurs réduisent considérablement les tâches répétitives. Les collaborateurs passent moins de temps à "faire tourner la machine" et davantage à piloter, analyser ou conseiller leurs clients. Les cabinets qui ont franchis le pas constatent une nette réduction des délais de traitement et un meilleur équilibre entre les missions à forte valeur et les tâches administratives.
Cette automatisation s'accompagne d'une visibilité renforcée sur les performances de votre cabinet. Grâce aux outils comme HubSpot, chaque interaction est tracée : les responsables peuvent suivre l'avancement des dossiers, identifier les goulots d'étranglement et ajuster les priorités. Les données reposent alors sur des données fiables et non sur de simples estimations ou échanges informels.
Mais les bénéfices ne sont pas seulement techniques. Le bien-être de vos équipes est aussi au coeur de ce projet, les collaborateurs gagnent en autonomie et en clarté. Ils vont se concentrer sur des missions davantage stimulantes tout en ayant le sentiment que chaque dossier avance avec maîtrise et transparence.
Du côté de vos clients, les résultats sont tout aussi concrets. Les relances sont mieux cadencées, les échanges plus fluides, les délais de réponse plus courts. Une réactivité qui renforcent la confiance et l'image de professionnalisme du cabinet. L'expérience client devient plus fluide et personnalisée, même lorsque le volume de dossiers augmente.
Cela aura un impact direct sur l'amélioration de la rentabilité de votre cabinet. Moins de temps perdu sur des tâches non facturables, une meilleure allocation des ressources et une satisfaction client en hausse.
Le plus important est de commencer simplement avec un processus bien écrit et précis comme la relance de devis, l'envoi d'un mail de bienvenue avec d'étendre le projet. Cela permet de tester, d'ajuster et d'impliquer les équipes dès le départ.
La réussite passera aussi par le fait de faire adhérer vos collaborateurs car ce sont ceux qui connaissent le mieux le terrain et les points de friction au sein du cabinet. En les associant à la mise en place des workflows, vous évitez les automatisations inutiles et favorisez leur appropriation de l'outil.
Autre piège à éviter : ne pas déshumaniser la relation client. Cette automatisation doit soutenir la communication, pas la remplacer. Un message pertinent et bien rythmé a bien plus d'impact qu'une séquence impersonnelle. L'automatisation c'est bien mais il ne faut pas en abuser.
Pour finir, pensez à mesurer et ajuster régulièrement. Les performances de vos workflows (taux d'ouverture, réactivité, conversion...) seront des indicateurs pour faire vos réglages et éviter une fois de plus la sur-automatisation.
Automatiser, c'est gagner du temps pour mieux accompagner vos clients, pas pour les éloigner.
Automatiser, ce n'est pas remplacer l'humain, c'est lui donner une place plus importante !
En structurant davantage vos processus et en laissant la technologie gérer les tâches répétitives, vos collaborateurs gagneront du temps pour se concentrer sur l'essentiel : le conseil et la relation client.